Die Bayerische bietet ihren Geschäftspartnern neben Vorsorgelösungen auch technische Innovationen. In vielen Gesprächen stellt sich immer wieder heraus, dass eine tolle Produktlösung erstmal in die Systemlandschaft des Partners passen muss. Eine ganz besondere Lösung, die mittlerweile zum Branchenstandard avanciert ist, ist der digitale Unterschriftsprozess und das damit verbundene Dokumentenmanagement. inSign bietet die nötige Technik für eine digitale Unterschrift im papierlosen Abschlussprozess. Außerdem hat inSign aufgrund seiner modularen Bauweise viele zusätzliche Anwendungsmöglichkeiten. Die aktuelle Situation unterstreicht die Bedeutung technischer Lösungen wie inSign.
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Papierlose Prozesse mit elektronischer Unterschrift
In vielen Geschäftsprozessen werden Dokumente erzeugt, die anschließend unterzeichnet werden müssen. Und nach der Unterzeichnung müssen diese Dokumente dann erneut zurück in die Systemlandschaft.
Spätestens bei der Unterschrift ist meist Schluss mit der digitalen Prozesskette: Angebote, Bestellungen, Genehmigungsprozesse, Partnerverträge, Wartungsverträge, NDAs, LOI und viele weitere werden ausgedruckt, auf Papier unterzeichnet und per Post oder Fax übermittelt. Oder vielleicht auch sofort wieder eingescannt und per Mail verschickt. Genau an diesem Prozessschritt greift unsere inSign-Technologie. Der inSign-Prozess ermöglicht einen durchgehend papierlosen Ablauf inklusive elektronischer Unterschrift. Rechtssicher und mit Bestand!
Bring Your Own Device
inSign verwendet Smartphones und/oder Tablets für das Unterschreiben der Dokumente. Dabei ist es InSign nicht wichtig, wem das Smartphone prozessseitig zugeordnet wird. Ob Tablet vom Berater oder das Smartphone des Kunden: inSign vereinfacht den Prozess. Ebenso unwichtig ist dabei, ob die Kommunikation zwischen Berater und Kunde im selben Raum, per Web oder telefonisch erfolgt. Im mobilen Einsatz wird die elektronische Unterschrift damit wirklich praktikabel, während Dokumentenbearbeitung und –versand übersichtlich über den Desktop erfolgen.
Mit oder ohne App
Die inSign-Technologie schafft höchste Flexibilität, was den Ort und das Umfeld der Beratung angeht. Allein durch die Standardfunktionen des Programms entstehen in der Beratungsrealität vielfache Möglichkeiten, um bestehende Abläufe weiter zu optimieren. Sie können selbst entscheiden, ob Sie für die Unterschrift auf Smartphones mit App oder komplett browsergestützt arbeiten wollen. Die ergänzende Einbindung von Unterschriften-Pads und Signaturstiften ist ebenfalls möglich. Ziel ist es aber eindeutig, den Hardwareaufwand in der Beratung zu reduzieren.
Ein Flexibilität schaffender externer Zugang
Auch wenn der Geschäftspartner nicht sofort unterschreiben kann, hilft inSign weiter: Ihr Partner erhält einen sicheren Online-Zugang zu den Dokumenten und kann auf dem eigenen Smartphone/Tablet unterschreiben. Zusätzliche Dokumente und Fotografien können dem Vorgang zugeordnet werden. Auf diese Weise können alle Dokumente zusammen in die Bestandssysteme eingeliefert werden.
Integration in Ihre Systemlandschaft
inSign unterstützt alle rechtlich relevanten Signaturarten. Im Standard wird die sogenannte fortgeschrittene Unterschrift (FES) verwendet. Einfache (EES) und qualifizierte (QES) Unterschriften sind, wie auch das Einbinden von Personenidentifikationen, ebenfalls möglich. Durch die eIDAS-Verordnung vom 01.07.2016 wurde die Rechtssicherheit bei der Nutzung von inSign weiter erhöht. inSign kann in jedem Land der EU genutzt und darf als Beweismittel nicht abgelehnt werden. Auch werden alle relevanten rechtlichen Vorschriften aus BGB und DSGVO erfüllt.
Beweiskraft
Die Unterschrift besteht aus dem Abbild, den biometrischen Daten und ergänzenden Informationen als Basis für ein Schriftgutachten. Dabei registriert das Programm etwa die Schreibgeschwindigkeit, Schreibrichtung und sogar Pausen, wenn etwa der Unterzeichner den Stift absetzt. Weiterhin gehören die Dokumentenprüfsumme und die Position der Unterschrift innerhalb des Dokuments mit zu den Komponenten der digitalen Unterschrift. Und zuletzt speichert inSign das Datum und die Uhrzeit der Unterschrift.
Auch Zusatzinformationen wie Foto oder GPS-Daten können abgelegt werden. Die Unterschrift von inSign besitzt Originalqualität und kann in einem evtl. Rechtsstreit durch ein Schriftgutachten dem Unterzeichner zugeordnet werden. In inSign werden alle Dokumente und die biometrischen Unterschriftsdaten verschlüsselt und gegen Veränderungen geschützt. Das Verschlüsselungsverfahren ist asymmetrisch, der private Schlüssel wird bei einer unabhängigen Instanz, zum Beispiel einem Notar, hinterlegt.
inSign: die Prozesslösung in vielen Anwendungsbereichen
Mit der elektronischen Unterschrift von inSign digitalisieren Sie unkompliziert, schnell und rechtssicher Ihre Geschäftsprozesse. Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Genehmigungsprozesse können Kunden unkompliziert digital mit inSign unterschreiben. Weiterhin erlaubt inSign die elektronische Unterschrift in bindenden Verträgen. Darunter fallen Arbeitsverträge, Kaufverträge, Lastschriftmandate, Leasing- und Mietverträge oder Partnerverträge. Auch Absichtserklärungen, Geheimhaltungsverträge und Wartungsverträge sind mit einer inSign-Unterschrift gültig. Und damit erschöpft sich das Potenzial von inSign nicht – es gibt viele weitere Anwendungsmöglichkeiten für die elektronische Unterschrift.
Ich finde, dass auch bei der Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen wie Arbeits- oder Kaufverträgen auf eine digitale Variante zurückgegriffen werden sollte. Zumindest sollte die Option dafür bestehen. Somit sparen sich beide Parteien das persönliche Treffen, was zu Zeiten des Umweltschutzes aufgrund längerer Anreisen sogar ein Kosten und Umwelt Punkt sein kann. Vielen Dank für die Informationen zur Schließung von Verträgen auf digitale Art und Weise.
Die digitale Unterschrift bekommt genau wie das Homeoffice oder Videokonferenzen neuen Anschwung und wird jetzt in vielen Unternehmen diskutiert. Letztendlich hat die digitale Unterschrift viele Vorteile und unterstützt das dezentrale Arbeiten zusätzlich. Für mich ist es ein weiteres Puzzelstück im Wandel der Zeit hin zum komplett digitalen Unternehmen.